Як правильно скласти лист-прeтензію про порушення прав ІВ і що робити після його відправки?

Ви виявили, що хтось без дозволу використовує вашу торгову марку, фотографію чи текст. Перша реакція — гнів та бажання негайно “покарати” порушника. Але перш ніж кидатися у вир судової тяганини, існує значно мудріший, швидший і дешевший крок — лист-претензія. Цивілізований спосіб заявити про свої права та запропонувати порушнику вирішити питання мирним шляхом.

Чому це ефективний інструмент досудового врегулювання? Не варто недооцінювати його силу. Часто порушення відбувається не через злий умисел, а через незнання чи недбалість. Професійно складений лист-претензія переводить ситуацію з розряду “випадкової помилки” в ранг офіційної проблеми, на яку керівництво компанії-порушника вже не може не реагувати. Це потужний інструмент, який у більшості випадків дозволяє досягти бажаного результату — припинення порушення та отримання компенсації — без залучення суду. У цій статті ми покроково розберемо, як підготуватися до написання такого листа, що саме в ньому має бути, і як діяти після його відправки.

Розділ 1. Підготовка перед написанням листа

Перш ніж кидатися в бій і писати гнівного листа порушнику, потрібно зробити крок назад і ретельно підготувати свій “арсенал”. Лист-претензія — це не просто текст. Це юридичний документ, сила якого напряму залежить від доказів, на які він спирається. Якщо ви надішлете порожні звинувачення, їх, найімовірніше, проігнорують. Але якщо ваша претензія буде підкріплена залізними доказами, вона змусить навіть найзухвалішого порушника поставитися до вас серйозно. Цей підготовчий етап складається з трьох обов’язкових кроків.

1.1. Збір доказів ваших прав на об’єкт ІВ

Це ваш фундамент. Перш ніж звинувачувати когось у крадіжці, ви повинні бути готові в будь-який момент довести, що “вкрадене” майно належить саме вам. Ви не можете просто сказати “це моя назва” або “це моя фотографія”. Вам потрібні документи, що це підтверджують. Створіть на своєму комп’ютері окрему “папку доказів” і складіть туди все, що підтверджує ваші права.

• Для торговельної марки (ТМ): головний і незаперечний доказ — це Свідоцтво України на знак для товарів і послуг. Підготуйте його скан-копію. Переконайтеся, що воно є чинним (строк дії свідоцтва продовжується кожні 10 років). Якщо у вас ще немає свідоцтва, але є подана заявка з ранішим пріоритетом, підготуйте копію цієї заявки з відміткою відомства про її отримання.
• Для патенту (на винахід, корисну модель, промисловий зразок): ваш доказ — це, відповідно, Патент. Він підтверджує ваші виключні права на технологію або дизайн. Також переконайтеся, що ви вчасно сплачуєте щорічні збори за підтримання його чинності.
• Для об’єктів авторського права (фото, текст, музика, код): тут ситуація складніша, адже право виникає автоматично. Проте, вам все одно потрібні докази вашого пріоритету:
  • Найкращий варіант: якщо ви завчасно отримали Свідоцтво про реєстрацію авторського права — це ваш головний козир.
  • Вихідні файли: це “цифровий паспорт” вашого твору. Збережіть RAW-файли фотографій, PSD-файли дизайну з шарами, DOCX-файли тексту з історією правок. Вони містять метадані і доводять процес створення.
  • Докази першої публікації: збережіть посилання на ваш сайт, блог, сторінку в соцмережах чи портфоліо на Behance, де цей твір був опублікований раніше, ніж у порушника.
  • Договори: якщо твір створювався для вас іншим автором (наприклад, дизайнером-фрилансером), підготуйте договір, де чітко прописано передачу всіх майнових прав на цей твір вам.

1.2. Фіксація факту порушення (скріншоти, закупки)

Це найважливіший крок, який потрібно зробити ДО будь-якого контакту з порушником. Щойно ви вийдете на зв’язок, першою реакцією недобросовісного опонента може бути спроба “замести сліди” — швидко видалити крадений контент з сайту чи пост з соцмереж. Якщо ви не встигнете зафіксувати докази, вам буде вкрай складно довести, що порушення взагалі мало місце. Ваше завдання — “заморозити” докази.

Ось найнадійніші способи фіксації:

• Детальні скріншоти: недостатньо просто натиснути Print Screen. Зробіть повний знімок екрана всієї веб-сторінки. На ньому обов’язково має бути видно: URL-адресу сторінки в адресному рядку, сам факт незаконного використання вашого об’єкта ІВ, а також поточну дату і час на вашому комп’ютері. Для створення таких повних скріншотів зручно використовувати спеціальні розширення для браузера (наприклад, GoFullPage).
• Збереження у вебархіві: це ще більш надійний метод. Такі сервіси, як archive.org (Wayback Machine) або archive.ph, створюють незалежну, публічно доступну копію веб-сторінки на певну дату. Посилання на таку заархівовану сторінку є дуже вагомим доказом, оскільки воно створене третьою, незацікавленою стороною.
• Контрольна закупівля: якщо йдеться про фізичний товар-підробку (контрафакт), цей метод є обов’язковим. Вам потрібно придбати цей товар. Обов’язково збережіть чек або квитанцію, яка підтверджує факт, дату та місце покупки. Після цього сфотографуйте та зніміть на відео сам товар, його упаковку, маркування та чек. Це буде прямим доказом того, що конкретний продавець реалізує контрафактну продукцію.
• Нотаріальне засвідчення доказів: це “золотий стандарт” фіксації, особливо якщо ви налаштовані серйозно і справа може дійти до суду. Ви можете звернутися до нотаріуса, який у вашій присутності огляне веб-сторінку, складе про це офіційний Протокол огляду доказів, роздрукує та засвідчить його. Такий документ має максимальну юридичну силу.

1.3. Пошук контактних даних порушника

Лист-претензія, відправлений “на деревню дідусеві”, не має жодного сенсу. Щоб ваш документ мав юридичні наслідки, він має бути доставлений за належною адресою і отриманий уповноваженою особою. Тому ваше завдання — провести невелике “розслідування” і знайти офіційні контакти порушника.

Ось послідовність дій:

1. Вивчіть сайт порушника: це найочевидніше місце. Ретельно перевірте розділи “Контакти”, “Про нас”, “Реквізити”, “Договір оферти”. Часто там можна знайти повне найменування юридичної особи або ФОП, юридичну адресу, код ЄДРПОУ та офіційну електронну пошту.
2. Використовуйте сервіси WHOIS: якщо на сайті контактів немає, скористайтеся публічними WHOIS-сервісами (наприклад, who.is або сервісом хостинг-провайдера hostiq.ua/whois/). Ввівши доменне ім’я сайту-порушника, ви можете отримати дані про його власника (реєстранта), якщо вони не приховані налаштуваннями приватності. Також ви дізнаєтесь, хто є хостинг-провайдером сайту — ця інформація знадобиться вам у майбутньому.
3. Перевірте державні реєстри: якщо ви знайшли назву компанії або ПІБ ФОП, перевірте дані в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР). Там ви знайдете офіційну юридичну адресу, на яку і варто надсилати паперову претензію рекомендованим листом.
4. Проаналізуйте соціальні мережі та маркетплейси: часто компанії вказують свої контактні дані на бізнес-сторінках у Facebook, Instagram або в профілі на маркетплейсах (Prom.ua, Rozetka тощо).

Ваша мета — знайти офіційну юридичну адресу для відправки паперового листа (це найнадійніший спосіб з доказом вручення) та офіційну електронну пошту для дублювання вашої вимоги.

Розділ 2. Структура ефективного листа-претензії

Лист-претензія — це не емоційний допис у соціальних мережах, а холодний, структурований та юридично вивірений документ. Його мета — не посваритися чи випустити пару, а максимально чітко, спокійно та аргументовано донести до порушника вашу позицію і змусити його замислитись про фінансові та репутаційні наслідки ігнорування ваших вимог. Щоб ваш лист був сприйнятий серйозно, а не відправлений у кошик для сміття, він має бути складений за певною структурою, де кожен розділ логічно випливає з попереднього. Уявіть, що ви будуєте міцний логічний міст, який веде порушника від усвідомлення проблеми до запропонованого вами, поки що мирного, її вирішення.

2.1. Вступна частина та представлення

Це “шапка” та перший абзац вашого листа, які мають одразу задати серйозний, офіційний тон і не залишити жодних сумнівів у тому, хто ви і на якій підставі звертаєтесь. Ця частина виконує дві ключові функції: формальна ідентифікація сторін та негайна декларація ваших прав.

Що тут має бути:

• Офіційне звернення: у правому верхньому куті аркуша вкажіть повні реквізити адресата (порушника), які ви знайшли на етапі підготовки: повне найменування юридичної особи або ПІБ фізичної особи-підприємця, юридичну адресу, код ЄДРПОУ/РНОКПП. Нижче вкажіть ваші повні реквізити як правовласника. Це одразу переводить комунікацію з неформальної площини в офіційну.
• Назва документа: по центру великими літерами чітко напишіть назву документа. Найкраще використовувати такі формулювання: “ПРЕТЕНЗІЯ” або “ВИМОГА про припинення порушення прав інтелектуальної власності”. Це одразу дає зрозуміти одержувачу, що він тримає в руках не рекламний буклет, а документ, що може мати юридичні наслідки.
• Представлення та декларація прав: у першому ж абзаці, без довгих прелюдій, ви повинні представитись і одразу заявити про свої права. Не потрібно ходити навкруги. Ваше завдання — з перших рядків показати, що з вами говорить не просто обурена людина, а законний власник юридично захищених прав.
  Приклад (для ТМ): “Ця претензія направляється вам від імені Товариства з обмеженою відповідальністю ‘Супер Бренд’ (код ЄДРПОУ 12345678), далі — Правовласник, яке є власником виключних майнових прав інтелектуальної власності на торговельну марку ‘SuperBrand’ згідно зі Свідоцтвом України на знак для товарів і послуг №12345, виданим 01.01.2020.”
  Приклад (для авторського права): “Я, Петренко Петро Петрович, професійний фотограф, є автором та одноосібним власником виключних авторських прав на фотографічне зображення ‘Захід сонця над Києвом’ (далі — Твір), що було вперше оприлюднено 15.05.2024 на моєму офіційному сайті-портфоліо за посиланням [посилання].”

Такий початок одразу розставляє всі крапки над “і” і змушує одержувача поставитися до подальшого тексту з максимальною серйозністю.

2.2. Опис суті порушення

Це основна, аналітична частина вашого листа, де ви, спираючись на зібрані на першому етапі докази, детально, послідовно та фактологічно описуєте, де, коли і як саме було порушено ваші права. У цьому розділі критично важливо уникати будь-яких емоційних оцінок (“нахабно вкрали”, “безсовісно скопіювали”, “жахлива підробка”). Говоріть мовою фактів, посилань та юридичних термінів.

Що потрібно детально описати:

• Місце та час порушення: вкажіть точну URL-адресу веб-сторінки, назву та фізичну адресу магазину, посилання на пост у соціальній мережі, назву маркетплейсу та продавця. Вкажіть дату, коли ви виявили порушення.
• Що саме є порушенням: детально опишіть, як саме використовується ваш об’єкт ІВ. Це має бути максимально конкретний опис.
  Приклад (для ТМ): “На веб-сайті вашої компанії за адресою [посилання] у розділі ‘Наша продукція’ ви незаконно, без нашого дозволу, використовуєте позначення ‘SuperBrand’, яке є ідентичним нашій зареєстрованій торговельній марці, для маркування косметичних засобів. Зазначені косметичні засоби є однорідними товарами з тими, для яких зареєстрована наша ТМ (Клас 3 МКТП), що вводить споживачів в оману та порушує наші виключні права.”
  Приклад (для авторського права): “У вашій статті під назвою ‘Найкращі краєвиди Києва’, опублікованій 20.06.2024 на вашій сторінці у Facebook за посиланням [посилання], ви без мого дозволу та без зазначення мого імені як автора, відтворили та довели до загального відома (опублікували) мою фотографію ‘Захід сонця над Києвом’, чим порушили мої виключні майнові та особисті немайнові авторські права, гарантовані ст. 433, 438 Цивільного кодексу України.”
• Посилання на зібрані докази: це обов’язковий елемент, який підкріплює ваші слова. Обов’язково вкажіть, що факт порушення вами надійно зафіксовано.
  Приклад: “Факт незаконного використання вищезазначеного Твору на вашому сайті станом на 21.06.2024 зафіксовано нами за допомогою скріншотів, а також збережено у незалежному вебархіві archive.ph за посиланням [посилання на архів].”

Ця частина має не залишити у порушника жодних сумнівів у тому, про яке саме порушення йдеться, і продемонструвати, що у вас на руках є всі докази для подальшого судового розгляду.

2.3. Чіткі та зрозумілі вимоги

Після того, як ви детально описали проблему, ви повинні запропонувати чітке та зрозуміле її вирішення. Це резолютивна частина вашої претензії, ваш “call to action”. Ваші вимоги про припинення порушення мають бути конкретними, реалістичними, вимірюваними та юридично обґрунтованими. Не пишіть просто “розберіться з цим” або “припиніть порушувати мої права”.

Що конкретно можна і потрібно вимагати:

• Негайне припинення порушення: це базова вимога. Наприклад, “негайно припинити використання позначення ‘SuperBrand’ на вашому сайті, в усіх рекламних та маркетингових матеріалах, а також на упаковці та етикетках вашої продукції”.
• Видалення контенту: “Протягом 3 (трьох) календарних днів з моменту отримання цієї претензії повністю видалити мою фотографію з вашого сайту та всіх сторінок у соціальних мережах”.
• Виплата фінансової компенсації: ец важливий пункт, який перетворює порушення на фінансово невигідну справу для порушника. Ви можете вимагати відшкодування завданих збитків або сплати компенсації за незаконне використання. Суму варто обґрунтувати, щоб вона не виглядала взятою “зі стелі”. Наприклад: “сплатити на наш рахунок компенсацію за неправомірне використання Твору у розмірі 15 000 (п’ятнадцять тисяч) гривень, що розраховано як подвійна вартість стандартної ліцензії на комерційне використання аналогічного фото”.
• Публічне спростування або вибачення: в окремих випадках, коли порушення завдало шкоди вашій репутації, можна вимагати публікації спростування.
• Надання письмової відповіді: обов’язково вимагайте надати вам письмову відповідь на претензію у встановлений строк. Це змушує компанію офіційно відреагувати.

Детальніше про те, що вимагати при крадіжці контенту, можна прочитати в нашому повному посібнику: “Ваш контент вкрали: покроковий план дій для захисту авторських прав в інтернеті”.

2.4. Встановлення строків для виконання вимог

Будь-яка вимога без чітко встановленого дедлайну — це просто прохання, яке можна ігнорувати нескінченно. Щоб ваша претензія мала дисциплінуючий ефект і спонукала до дій, ви повинні встановити чіткий та реалістичний строк для відповіді та виконання ваших вимог.

• Реалістичність строку: не вимагайте “видалити все за 5 хвилин” або “заплатити гроші до вечора”. Надайте порушнику розумний час на те, щоб отримати лист, передати його керівництву, можливо, проконсультуватися зі своїм юристом та вжити необхідних технічних чи організаційних заходів.
• Стандартні строки в бізнес-практиці: зазвичай, для виконання вимог, викладених у претензії, встановлюється строк від 7 до 14 календарних днів з моменту офіційного отримання претензії (моменту вручення рекомендованого листа).
  Приклад формулювання: “Просимо вас протягом 10 (десяти) календарних днів з моменту отримання цієї претензії в повному обсязі виконати вищезазначені вимоги та надати нам вичерпну письмову відповідь про вжиті заходи на електронну адресу [ваш email] та поштову адресу [ваша адреса].”

Встановлення чіткого дедлайну показує, що ви налаштовані серйозно, контролюєте ситуацію і чекаєте на конкретні дії, а не на нескінченні обіцянки.

2.5. Попередження про подальші дії

Це фінальний акорд вашого листа, який має остаточно переконати порушника, що ігнорувати вашу претензію або давати формальну відписку — це дуже погана ідея. Ви повинні чітко, професійно, але без погроз та образ, окреслити, якими будуть ваші наступні кроки, якщо ваші законні вимоги не будуть виконані. Це демонстрація того, що у вас є продуманий “план Б”.

Що варто вказати у цьому розділі:

Приклад ефективного формулювання: “У разі повного або часткового невиконання вимог, викладених у цій претензії, у встановлений строк, ми будемо змушені негайно звернутися за захистом наших порушених прав та законних інтересів до господарського суду з позовною заявою про припинення порушення та стягнення компенсації. Також залишаємо за собою право звернутися зі скаргами до хостинг-провайдера вашого сайту з вимогою блокування ресурсу, а також до правоохоронних органів. Попереджаємо, що такий розвиток подій призведе до значно більших та невиправданих фінансових втрат для вашої компанії, пов’язаних зі сплатою судового збору, витрат на професійну правничу допомогу, витрат на проведення судових експертиз та значно вищої суми компенсації, визначеної судом.”

Це попередження переводить конфлікт з площини “можливо, якось домовимось” в площину реальних та прорахованих фінансових ризиків для порушника. І досвід команди BrandR показує, що саме цей пункт, що демонструє вашу обізнаність та готовність йти до кінця, найчастіше спонукає порушників виходити на конструктивний діалог та виконувати ваші вимоги.

Розділ 3. Що робити після відправки претензії

Отже, ви відправили професійно складену претензію рекомендованим листом, продублювали її на електронну пошту і чекаєте. З цього моменту м’яч на полі порушника, і подальший розвиток подій повністю залежить від його реакції. Ця реакція може бути різною, і до кожного з можливих сценаріїв ви маєте бути готові. Розуміння того, як діяти в кожній з ситуацій, дозволить вам зберегти ініціативу і довести справу до логічного завершення.

3.1. Варіант 1. Порушник виконав ваші вимоги

Це ідеальний і, на щастя, досить поширений сценарій, який доводить ефективність досудового врегулювання. Порушник, отримавши ваш лист, усвідомив серйозність ситуації та ризики, і мовчки або з коротким повідомленням виконав усі ваші вимоги: видалив контент, припинив використовувати ТМ, можливо, навіть сплатив запропоновану вами компенсацію.

Ваші дії:

1. Перевірка: не вірте на слово. Ретельно перевірте, чи дійсно порушення усунуто повністю. Зайдіть на сайт, перевірте соціальні мережі, переконайтесь, що ваш контент зник звідусіль.
2. Фіксація виконання: зробіть нові скріншоти тієї ж сторінки, де тепер відсутній ваш контент. Це може знадобитися, якщо порушник через деякий час вирішить “повернути все назад”.
3. Документальне закриття питання (за потреби): якщо мова йшла лише про видалення контенту, можна обмежитись простою перевіркою. Але якщо порушник сплатив вам компенсацію, вкрай бажано підписати з ним Угоду про врегулювання спору. У цьому документі ви фіксуєте, що порушник сплатив вам певну суму, а ви, в свою чергу, підтверджуєте, що не маєте більше жодних претензій щодо цього конкретного випадку порушення. Це захищає обидві сторони від подальших несподіванок.
4. Моніторинг: періодично перевіряйте ресурси цього порушника, щоб переконатися, що він не відновив незаконне використання.

Цей результат — ваша перемога. Ви досягли мети з мінімальними витратами.

3.2. Варіант 2. Порушник вийшов на зв’язок для переговорів

Це також дуже хороший, конструктивний сценарій. Порушник (або його юрист) не ігнорує претензію, а виходить на зв’язок, щоб обговорити ситуацію. Він може визнавати порушення частково, просити зменшити суму компенсації, пропонувати альтернативні шляхи вирішення (наприклад, укласти ліцензійний договір).

Ваші дії:

• Вступайте в діалог: будьте відкритими до переговорів. Ваша мета — не “покарати” за будь-яку ціну, а захистити свої інтереси.
• Будьте готові до компромісу, але знайте свої “червоні лінії”. Заздалегідь визначте для себе мінімально прийнятну суму компенсації або умови, на які ви готові погодитись.
• Фіксуйте всі домовленості письмово. Не покладайтеся на телефонні розмови. Ведіть переговори електронною поштою, щоб у вас залишався “паперовий слід”.
• Завершуйте переговори підписанням угоди. Будь-який компроміс, якого ви досягли (зменшення компенсації, укладення ліцензійного договору), має бути зафіксований у письмовій Угоді про врегулювання спору. Цей документ має чітко прописувати, хто, що і в які строки зобов’язується зробити, і які наслідки настануть у разі невиконання.

Переговори — це мистецтво. Якщо ви не впевнені у своїх силах, на цьому етапі вкрай доцільно залучити професійного медіатора або доручити ведення переговорів вашому юристу.

3.3. Варіант 3. Порушник ігнорує вашу претензію

Ви відправили лист, пройшло 10-14 днів, ви перевіряєте — порушення не усунуто, а у відповідь — повна тиша. Або ж ви отримали коротку відписку в стилі “нічого не знаємо, це не ми”. Це означає, що порушник або не сприйняв ваші погрози серйозно, або свідомо йде на конфлікт.

Ваші дії:

• Не чекайте більше. Не потрібно надсилати повторні листи чи намагатися додзвонитися. Якщо вас проігнорували один раз, скоріш за все, проігнорують і вдруге.
• Переходьте до “плану Б”. Настав час реалізувати ті погрози, про які ви писали у своїй претензії. Залежно від ситуації, вашим наступним кроком може бути:
  1. Подача скарги хостинг-провайдеру сайту-порушника або адміністрації соціальної мережі (DMCA Takedown). Часто це найшвидший спосіб видалити контент.
  2. Звернення до адміністративних органів, якщо це доцільно (Апеляційна палата, АМКУ).
  3. Підготовка та подача позовної заяви до суду. Це найпотужніший інструмент, який доводить, що ви не жартували.

Головне в цьому сценарії — продемонструвати рішучість і послідовність. Якщо порушник побачить, що ви готові йти до кінця, він може змінити свою позицію навіть після початку судового процесу і запропонувати укласти мирову угоду. Саме тому, якщо претензія не спрацювала, наступним логічним кроком є “Судовий захист інтелектуальної власності: від подачі позову до рішення суду”.

3.4. Як правильно реагувати на відповідь порушника

Іноді ви можете отримати не просто ігнорування, а розгорнуту відповідь на претензію, складену юристом порушника. У цьому листі він може заперечувати факт порушення, стверджувати, що його ТМ не схожа на вашу, або що його використання вашого контенту є “добросовісним”.

Ваші дії:

• Не панікуйте і не вступайте в емоційну переписку. Це професійна юридична гра.
• Передайте цей лист своєму юристу. На цьому етапі самостійні дії можуть лише нашкодити. Ваш представник  проаналізує аргументи опонента, оцінить їхню юридичну силу і підготує обґрунтовану відповідь.
• Оцініть ризики. Разом з юристом чесно оцініть сильні та слабкі сторони вашої позиції у світлі отриманих заперечень. Можливо, позиція порушника дійсно має сенс, і варто скоригувати свої вимоги. А можливо, його аргументи є безпідставними, і це лише зміцнить вашу рішучість йти до суду.

Отримання юридичної відповіді — це чіткий сигнал, що спір перейшов на новий, більш серйозний рівень, і діяти далі без професійної підтримки вкрай нерозумно.

Висновки

Отже, лист-претензія — це не просто скарга чи вияв обурення. Це потужний, багатофункціональний юридичний інструмент, який у більшості випадків є найефективнішим першим кроком у вирішенні будь-якого спору у сфері інтелектуальної власності. Він дозволяє “прощупати” позицію опонента, продемонструвати серйозність своїх намірів та, найчастіше, досягти бажаного результату, заощадивши колосальну кількість часу, грошей та нервів, які неминуче забирає судовий процес.

Не варто недооцінювати вплив цього документа. Якість його складання напряму впливає на результат. Простий емоційний лист, найімовірніше, буде проігноровано. А от грамотна, структурована претензія, підкріплена доказами та посиланнями на норми закону, змушує керівництво компанії-порушника негайно передати її юристам і поставитися до ситуації з максимальною серйозністю. Саме тому не варто покладатися на універсальний лист претензія зразок, завантажений з інтернету. Кожна ситуація є унікальною, і ваш лист має бути гостро “заточений” саме під неї, враховуючи всі нюанси порушення та ваші конкретні цілі.